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1 CONGRESO NACIONAL SEPAR (31 Mayo - 3 de junio 2018). 1. Datos Generales
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Fecha de Congreso: |
31 Mayo – 3 de Junio de 2018 |
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Lugar: |
Palma de Mallorca |
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Sede: |
Palacio de Congresos de Palma de Mallorca
Avenida Gabriel Alomar, 10
07006 – Palma de Mallorca |
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Organiza y Convoca: |
Sociedad Española de Neumología Y Cirugía Torácica
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Secretaría Técnica: |
Viajes El Corte Inglés, S.A.
EMAIL: separ.expo@viajeseci.es
TELÉFONO: 913 300 725 / FAX: 914 203 952
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Horario de exposición comercial:
El horario de exposición coincidirá con el horario del Congreso.
El Pdf del programa completo del Congreso se podrá descargar en
www.congresosepar.com a finales del mes de Marzo aproximadamente.
2. Acceso Mercancías
- El control del acceso de mercancías y personal se realiza siempre por el parking.
- Todo el personal que vaya a acceder a las instalaciones deberá primeramente ser acreditado en el centro de control del parking.
- Está prohibido utilizar los ascensores destinados a los clientes.
No se utilizarán otros ascensores que los indicados por el Departamento de Seguridad (ascensores alternativos se deberán proteger con moqueta, espuma u otro material análogo).
- Para facilitar la carga y descarga y montaje es obligatorio facilitar la lista con nombres, apellidos y D.N.I. de todos los trabajadores de carga/descarga. Deberán estar todos acreditados.
- No está permitida la entrada de cualquier tipo de paquetería por la puerta principal del Palau de Congressos de Palma. No podrán entrar por esta puerta principal los trabajadores eventuales del Palau que deberán efectuar la entrada por la entrada del parking.
- Está prohibido aparcar sobre las aceras en todo el perímetro exterior del Palau.
- El Palau se reserva el derecho de regular el acceso de vehículos en las instalaciones y su tiempo de permanencia durante el montaje y desmontaje. Una vez finalizada la carga y/o descarga los vehículos deberán abandonar la zona. De este modo se agilizarán las maniobras del resto de participantes.
- Ante la necesidad de almacenar materiales y en función de los espacios disponibles en cada momento, por parte del Departamento de Seguridad se les podría ofrecer una zona de almacenamiento.
Una vez finalizado el evento no podrán quedar en las instalaciones materiales de desecho o mercancías en depósito.
- Los coches particulares pueden aparcar en el parking del Palau de Congressos de Palma, con una capacidad para 268 vehículos (preguntar tarifas vigentes).
Con el único propósito de garantizar un servicio adecuado, ruego pregunten a su coordinador de eventos la posibilidad de aparcar vehículos industriales y el coste del mismo
Carrer de Felicià Fuster, 4, 07006 Palma, Illes Balears
Teléfono: +34 971 626 900
2.1. IDENTIFICACION DE MERCANCIAS
-MERCHANDISING STANDS:
Toda la Mercancía deberá estar perfectamente identificada con los siguientes datos:
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51 CONGRESO NACIONAL SEPAR (31 Mayo - 3 de junio 2018)
MATERIAL PUBLICITARIO PARA STAND
nº de stand / Empresa expositora
nº de bultos (en todos los bultos “n” de “x”)
Remitente
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Comienzo de recepción de mercancía para stands a partir del lunes 28 de Mayo de 09.00 a 19.00hrs
En caso de no estar claramente identificados, el servicio de recepción de mercancías no recepcionará la misma.
-IDENTIFICACIÓN DE MATERIAL PARA CONSTRUCCIÓN DE STANDS
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51 CONGRESO NACIONAL SEPAR (31 Mayo - 3 de junio 2018)
MATERIAL PARA CONSTRUCCIÓN STANDS
nº de stand / Empresa expositora
nº de bultos (en todos los bultos “n” de “x”)
Remitente
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Comienzo de recepción de mercancía para stands a partir del lunes 28 de Mayo de 09.00 a 19.00hrs.
-IDENTIFICACIÓN DE MATERIAL PARA INSERTAR EN CARTERAS:
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51 CONGRESO NACIONAL SEPAR (31 Mayo - 3 de junio 2018)
MATERIAL A INSERTAR EN CARTERAS
Empresa
nº de bultos (en todos los bultos “n” de “x”)
Remitente
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En caso de ser material a insertar en cartera de congresista, DEBERÁ RECEPCIONARSE OBLIGATORIAMENTE COMO FECHA LIMITE EL MARTES 29 MAYO ANTES DE LAS 12:00 HRS Y DEBERÁ ESTAR SEPARADO DEL MATERIAL ESPECÍFICO DE LOS STANDS.
No se incluirá en las carteras aquel material que no llegue en fecha y horario indicado.
- DIRECCION DE ENVIO:
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PALAU DE CONGRESSOS DE PALMA
HOTEL MELIÃ PALMA BAY
Felicià Fuster 4
07006 Palma, (Mallorca) Spain
Tel. (+34) 971 62 69 22
Contacto: ANA RIERA
Ref. CONGRESO SEPAR
Stand/Empresa Expositora:
Acceso desde el parking para entrega de material del Congreso: C/ Ciudad de Querétaro. Ver según plano arriba.
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2.2. CARGA Y DESCARGA DE MATERIALES
Es responsabilidad de cada empresa traer los medios necesarios para la carga, descarga y traslado del material. Estando autorizado dentro del edificio, únicamente carros y transpaletas con ruedas de goma para no dañar el suelo.
La empresa de mensajería debe dejar el material en el lugar que designará el Palau de Congressos.
Rogamos tengan en cuenta en caso de que trasporte maquinaria pesada o de grandes dimensiones informen, ya que puede influir en el acceso de descarga de mercancía. Imprescindible tener en cuenta el que el peso máximo es de 400 kg/ por m2.
Medidas Montacargas parking -2, zona expo almacén: puerta 1,90m ancho - altura 2.00m. Fondo 3.35m - en diagonal 4.00m.
Los vehículos tendrán un tiempo limitado para efectuar la carga/descarga no pudiendo, pasado ese plazo, permanecer en el interior de la zona de descarga, de este modo se agilizarán las maniobras para el resto de vehículos.
En caso de resultar dañado cualquier elemento del Palau durante la carga, descarga, transporte, montaje o desmontaje, será responsable la empresa exhibidora, pudiéndose reclamar los gastos derivados de la reparación de los elementos dañados.
3. MONTAJE Y DESMONTAJE STANDS
MONTAJE DE STANDS
• Los stands de DISEÑO LIBRE podrán empezar el montaje el martes 29 de mayo a partir de las 11:00 h. hasta las 20:00 h. y miércoles 30 de mayo de 9:00h. a 20:00h.
Los cuadros de luz estarán disponibles el martes 29 de Mayo a partir de las 14:00hrs.
• Los stands de DISEÑO MODULAR/TIPO PARAGUAS podrán empezar el montaje el miércoles 30 de mayo a las 12:00h, y se podrá montar hasta las 20:00h.
• Previo al montaje, todas las empresas deberán facilitar:
- Persona y teléfono de contacto del responsable del expositor
- Datos completos de la Empresa, persona responsable del montaje y teléfono.
• Las empresas de montaje están obligadas a tener asegurado a su personal contra accidentes y a cumplir con la normativa que le fuere aplicable en materia laboral, tributaria, de Seguridad Social, etc. Todo el personal de montaje deberá llevarla consigo durante los días de montaje y desmontaje.
Toda persona deberá identificarse, es necesario ir provisto del Documento Nacional de Identidad o Pasaporte.
DESMONTAJE DE STANDS
El desmontaje de los Stands se realizará el DOMINGO 3 de junio, una vez finalizado el Congreso (14.00hrs aprox) por el buen desarrollo de las actividades científicas que se realizan en las salas próximas a la zona de exposición. No se permitirá bajo ningún concepto empezar antes de la hora establecida. El desmontaje no se podrá prolongar más allá de las 20:00 h. del mismo día.
Una vez terminado el Congreso, el material se deberá retirar del almacén habilitado para el Congreso como muy tarde el lunes 4 de Junio antes de las 14:00hrs. Pasadas 24hrs desde la finalización del evento, se entenderá que el expositor no está interesado en dicha mercancía.
Durante el período de desmontaje del stand, es obligatorio proceder a la retirada del material sobrante. Transcurrido el período de desmontaje perderá el expositor y/o montador/decorador todo derecho a reclamar pérdidas o daños del material no retirado en el plazo debido.
4. Stands
4.1 Características e instalación
Stands de Diseño Libre
• Superficie de los stands 3 x 2 m. cubierta con moqueta ferial de color rojo.
• Cuadro acometida eléctrica para 1,2 kW (6A) por cada espacio 3x2 m. en caso de necesitar potencia adicional u otro tipo de cuadro eléctrico se deberá especificar la acometida eléctrica adicional necesaria y solicitarla directamente al Proveedor al menos 15 días antes del evento (ver datos más abajo). Además la potencia adicional deberá abonarse directamente al Proveedor 1 semana antes del día de montaje.
Por favor enviar con copia a ambos correos.
• El cambio de color de moqueta o la ampliación de acometida eléctrica se facturará directamente al expositor.
• Altura máxima permitida es de 4,00 metros en los stands de dibujados con el número en color negro. Y 2,40 metros en los stands dibujados con el número en color azul.
• Los Stands, en su parte trasera y laterales colindantes con otras casas comerciales, tendrán que estar perfectamente acabados. Se deberán cubrir, con tela o madera en color blanco/negra, sin que queden a la vista aristas de la propia construcción.
• Las empresas que opten por Stand de diseño libre, deberán remitir obligatoriamente a la Secretaría Técnica, el proyecto de decoración (plantas y alzados acotados) para su aprobación por los riesgos que pudiese ocasionar, antes del 25 de Abril.
Stands Modulares
• Estructura de aluminio lacado en blanco con paneles de melanina blanca. Altura pendiente dependiendo de la ubicación.
• Friso con rótulo estándar (No incluido logos).
• Superficie 3.00 x 2.00 m. de los stands cubierta con moqueta de tipo ferial. Color rojo.
• Soporte de iluminación con 2 focos.
• Cuadro de acometida eléctrica.
Es obligatorio proceder a la retirada de todo el material sobrante estructuras, maderas. Transcurrido el periodo de montaje, perderá el montador/decorador todo derecho a reclamar pérdidas o daños del material no retirado en el plazo debido.
Durante el montaje, está prohibida la colocación de materiales en espacios ocupados por otros expositores, así como en las zonas comunes que deberán quedar libres.
Instalación eléctrica.
La conexión o desconexión de las acometidas de los stands se efectuará siempre por personal de los Servicios Técnicos, quedando absolutamente prohibido el acceso a las cajas de acometida de la red general a cualquier otra persona.
4.2 Normas de seguridad en el montaje y desmontaje
- Los expositores y montadores deberán estar siempre acreditados, al menos durante el montaje y desmontaje del evento. La acreditación se llevará siempre en lugar visible.
El expositor/montador deberá aceptar las medidas de control y seguridad que fueran establecidas por la Dirección del Palau de Congressos de Palma.
- El expositor/montador se compromete a cumplir las normas vigentes sobre seguridad en salas, y en especial aquellas que se refieren a la capacidad máxima, salidas de emergencia y medidas contra incendios. En ningún caso podrán introducirse materiales inflamables u objetos que bloqueen o dificulten las salidas. No se podrán obstruir las Salidas de Emergencia, ni bocas de incendio.
Si hubiese que pasar cableado delante de ellas, se fijará bajo canaletas o poniendo moqueta encima fijada con cinta adhesiva, de manera que dificulte lo mínimo el paso en caso de emergencia (solicitar planos de salidas de emergencia de todas las salas del Palau). La Empresa encargada del montaje deberá enviar los planos finales del montaje al Departamento de Seguridad para su aprobación.
- Los materiales y objetos no se apoyarán en las paredes y asientos, se colocarán bien apilados y de forma estable, en los lugares que determine Seguridad. No se arrastrarán los materiales y objetos que puedan rayar el suelo; se deberá habilitar moqueta para su transporte.
- El expositor/montador debe exigir a las entidades de servicios (montaje, decoración, audiovisual, azafatas y otras compañías) que intervengan en el montaje/desmontaje y/o celebración del evento, la estricta observancia de la legislación en cuestiones de seguridad e higiene en el trabajo, respondiendo de los daños y perjuicios que pudieran causarse, por accidente, en el que se aprecie culpa o negligencia, dejando exento de los mismos al Palau de Congressos de Palma.
- El expositor/montador declara formalmente tener asegurado a su personal contra accidentes, así como cubiertos los seguros sociales y demás obligaciones laborales y fiscales previstas en la legislación vigente, declinando el PALAU DE CONGRESSOS DE PALMA cualquier posible reclamación o incidencia sobre estos asuntos.
- El expositor/montador es responsable de todos los desperfectos ocasionados en las instalaciones arrendadas, con motivo de su utilización, tanto por él como por el personal a sus órdenes. El Palau de Congressos podrá exigir al organizador del evento la indemnización de los posibles desperfectos acontecidos.
- Está estrictamente prohibido fumar en la totalidad de las instalaciones del Palau.
- Los trabajadores deben permanecer en las zonas donde tienen asignado su trabajo, evitando visitar zonas ajenas o permanecer en otros espacios distintos del Palau de Congressos de Palma.
- Para trabajar en lugares elevados y con peligro de caída, será obligatorio el uso del arnés de seguridad y los empleados deberán acreditar estar habilitados a realizar los trabajos mediante la “coordinación de actividades”.
- Está prohibido consumir bebidas alcohólicas y otras sustancias psicoactivas.
- No se permite el acceso a las zonas de montaje a bebés, niños ni menores de 18 años.
- No está permitido el funcionamiento de ningún tipo de máquina que emane humos, gases o vapores.
- El incumplimiento de la normativa de seguridad comportará la paralización de los trabajos peligrosos y la reiteración en los mismos o desatender las indicaciones dadas puede conllevar la expulsión inmediata del recinto.
- En los montajes donde se utilicen pinturas, barnices o disolventes, deberá protegerse la zona de trabajo.
- En caso de soldadura, se harán siempre consultándolo al Departamento de Seguridad, quien les proporcionará un extintor y les indicará la zona más apropiada para trabajar.
- No se podrá, bajo ningún concepto, taladrar, cortar, usar pegamentos o colas, ni adhesivos de difícil extracción posterior, dañando la estructura del Palau.
Responsabilidad
De cualquier desperfecto que se origine a las instalaciones generales del espacio expositivo, tanto en el montaje, durante el período de Exposición, como en el de desmontaje de los stands y en la carga, descarga y traslado del material de exposición, será responsable la empresa montadora, quedando obligada a abonar a la Organización, el importe de los daños, según tasación por los servicios técnicos de la misma.
La Organización no se responsabilizará del material y objetos depositados en cada stand.
4.3 Notas importantes
1. El Comité Organizador ha de estar informado de actividades tales como exhibiciones, reuniones de grupo, etc., programadas fuera del recinto de exposiciones por las empresas expositoras para evitar coincidencias con los actos del programa oficial.
2. El Comité Organizador se reserva el derecho de restringir, en cualquier momento, cualquier material de exposición o actividad que considere que es inapropiado, indeseable o desacorde con la profesionalidad del Congreso. En caso que hubiera lugar a alguna acción de este tipo, el Comité Organizador no será responsable del dinero que invierta la empresa afectada.
3. El Comité Organizador se reserva el derecho de aplazar, disminuir o prolongar el periodo de celebración del congreso por razones ajenas a su funcionamiento y organización, o por circunstancias de fuerza mayor. Tales circunstancias no permitirán a los expositores rescindir su contrato o exigir la compensación de daños y perjuicios.
4. La Dirección Técnica de la Exposición, se reserva el derecho de modificar o alterar los espacios de los Stands por motivos de mejora, fuerza mayor o seguridad.
5. Plano Exposición Comercial
a. Están prohibidas las demostraciones ruidosas que puedan originar molestias a otros expositores, no pudiéndose sobrepasar los 60 decibelios medidos al borde del stand.
b. En caso de generarse molestias por superarse el nivel de sonido autorizado el personal técnico comprobará este hecho. Si el resultado de la medición fuera positivo, dicho personal requerirá al expositor la disminución del volumen has los límites autorizados.
c. Ante la negativa de este o el incumplimiento reiterado de la norma, el personal técnico del palacio procederá al corte de fluido eléctrico del stand, y en su caso al desmontaje de rótulos y la clausura y cierre del stand, sin que el expositor tenga derecho a la devolución de las cantidades pagadas ni a indemnización de ningún tipo.
Se prohíbe colocar objetos sueltos (herramientas, materiales, etc.) en pasillos, escaleras o lugares elevados, desde donde se puedan caer.
Nunca se considera un trabajo terminado hasta que se hayan retirado todos los elementos auxiliares que se emplearon para su realización y todos los materiales de desecho producidos.
a. Queda prohibida la pulverización de pinturas celulósicas en el interior o sobre cualquier clase de objeto.
b. No está permitido el depósito o exposición de materias peligrosas, inflamables o explosivas e insalubre o que desprendan olores desagradables.
c. Queda Prohibido afectar las instalaciones, no permitiéndose pintar, fijar tacos, o hacer rosas de ninguna clase, no se podrá fijar o colgar materiales en ningún elemento estructural.
d. No se permitirá perforar los pavimentos ni fijar en ellos moquetas o elementos de construcción con cola de contacto o similares, debiendo fijarse con cinta de doble cara o bien en tarimas o cualquier medio otro medio independiente del pavimento. Los gastos de reparación de cualquier daño causado por el montaje o desmontaje serán a cargo del expositor.
e. No se permite la presencia de animales vivos en los stands de acuerdo con la legalidad vigente.
f. Quedan prohibidos proyectar cualquier tipo de imagen o haz de luz fuera del espacio adjudicado.
g. Queda prohibido el uso de globos inflados con gases ligeros.
Con el objetivo de evitar Accidentes de Trabajo, todas las empresas y/o profesionales que desarrollen trabajos por cuenta propia o de terceros en el Palau de Congressos de Palma de Mallorca, deberán de cumplir con la normativa de Prevención de Riesgos Laborales en relación con las tareas a desarrollar en los mismos.
Las empresas que contrate o subcontraten con otros la realización de trabajos, velarán por que éstas adopten las citadas medidas de prevención y seguridad.
